Ispitivanje načina na koji se upravlja dokumentacijom

Kao i na svakom putovanju, neophodno je da procenite gde se trenutno nalazite kako bi odredili plan puta do odredišta. Procena trenutnih procesa koji se odnose na upravljanje dokumentima je odlično mesto za početak. Ovo podrazumeva pomno sagledavanje trenutne infrastrukture za štampu i skeniranje dokumenata.

U praksi, izveštaj će činiti odgovor na dva osnovna pitanja:

  1. Da li ste zatrpani papirima u kompaniji / organizaciji?
  2. Da li su ormari u kojima čuvate registratore zaista korisni u vašoj organizaciji?

Odgovori na ova pitanja vam pomažu da uspostavite model zrelosti tako da možete bolje da shvatite gde se nalazite u procesu digitalne transformacije i uspostavljate put do kraja uspešno primenjenog modela.

Možda ćete otkriti da ste trenutno:

  • Osposobljeni samo za održavanje osnovnog poslovanja na stari način, papirnom dokumentacijom i bez opcije digitalnog upravljanja podacima,
  • Sposobni da koristite digitalne tehnologije i podatke koje vašem timu pružaju osnovnu funkcionalnost,
  • Ohrabreni za kreiranje novog modela poslovanja tako što ćete transformisati aktivnosti, procese, kompetencije i modele koji će u potpunosti iskoristiti promene i mogućnosti koje digitalne tehnologije nose sa sobom.

Naravno, nijedna kompanija nema model zrelosti koji se tačno uklapa u jedan od ova tri scenarija. Neke kompanije još uvek nisu konvertovale dokumente u digitalne podatke i rade isključivo sa hartijom. Sa druge strane neke kompanije već imaju broje digitalizovane procedure i procese koje ih dalje vode na putu digitalne transformacije.

Dok radite na uspostavljanju svog modela zrelosti na osnovu načina na koji trenutno upravljate procesima upravljanja dokumentima, imajte na umu da bi ovaj korak trebao da dopuni sve aktivnosti koje se odnose vaše poslovne ciljeve i razvijaju preporuke za naredne korake. Možda biste čak i sve ove aktivnosti smatrali delom istog koraka, jer analizom mesta gde štampate i skenirate dokumenta  uviđate buduće poslovne ciljeve u kontekstu pozicije na kojoj se trenutno nalazite.

Iskusan konsultantski tim za digitalnu transformaciju je uvek dobra ideja i može vam biti od koristi. Na taj način ćete jako brzo proceniti svoju trenutno situaciju sa štampanjem i digitalizacijom dokumentacije, jer ćete imati objektivnu tačku gledišta koju će konsultanti obezbediti. Bez obzira da li radite sa konsultantima ili ne, promena načina na koji gledate na tehnologiju vam svakako može pomoći da donesete bolje odluke na putu digitalne transformacije.

Eksperti za digitalnu transformaciju shvataju da poslovna tehnologija ima malu vrednost ako ne pokreće dovoljno delotvorno strateške poslovne inicijative i ne pomaže u stvaranju više mogućnosti za inovacije. Promena perspektive o tehnologiji mora se uskladiti sa ovim – takođe poznatim kao uspostavljanje novog mentalnog modela. Na ovaj način ćete shvatiti vrednost tehnologije koja se bazira posebno na tome kako ona može kreirati bolje poslovne rezultate. Ali pre nego što u potpunosti prepoznate poslovne rezultate koje različite tehnologije mogu da pruže, potrebno vam je temeljno razumete način na koji se podaci danas kreću kroz vašu organizaciju.

Deo procene stanja vaše štampe i skeniranja / digitalizacije dokumentacije je zapravo razmatranje da li i kako lokalna infrastruktura za štampanje povezana sa IT resursima. U mnogim slučajevima kompanije ne koriste ovu tehnologiju na način koji utiče na efikasnost procesa i pomaže IT osoblju da se fokusira na postizanje poslovnih rezultata.

Možda uvidite da premeštanje određenog dela ili kompletne infrastrukture u cloud mogu osloboditi resurse koji se mogu bolje koristiti u strateškim inicijativama. Ako već imate infrastrukturu za štampu / skeniranje / digitalizaciju u oblaku i imate mogućnost da lako digitalizujete dokumente skeniranjem direktno, automatski imate viši nivo zrelosti kada je reč o digitalnoj transformaciji od kompanije koja rukuje svim štampanim mestima na lokaciji . U ovom slučaju ste već́ napravili korak u pravom smeru. Ovo je dokaz da ste odlično razumeli svoje trenutne procese upravljanja dokumentacijom i da možete nastaviti sa digitalizacijom.

PRATITE CERAT
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • RSS Feed
HOSTING PARTNER

mainstream

TELCO PARTNER

Orion Telekom

Uključite se u rad centra!

Popunite pristupnicu

Centar za razvoj arhivskih tehnologija je strateški partner Udruženja e-Razvoj.

Udruženje e-Razvoj

Udruženje e-Razvoj je dobrovoljno, nevladino i neprofitno udruženje, osnovano 25.03.2010. godine na neodređeno vreme radi ostvarivanja ciljeva u oblasti razvoja informacionog društva.

Document Storage Center

Osnovna delatnost kompanije Document storage center je upravljanje poslovnom arhivom sa najvišim bezbedonosnim standardima na ovim prostorima.
Kompanija pruža usluge: Fizičkog skladištenja dokumentacije, Elektronskog upravljanja dokumentacijom, Sređivanje registraturskog materijala, Skeniranje i digitalizacija dokumenata, Poverljivo uništavanje dokumentacije.