Prihvatanje digitalizacije je ključna akcija za usklađivanje sa GDPR-om!

Poslednjih godina se veoma često može čuti priča kako se ulazna papirna pošta i email zamenjuju automatizovanim, elektronskim procesima, virtualnim pozivnim centrima koja su uvek u osnovi cloud rešenja koja su trend ka novim načinima rada. Kao i svaki trend, ovaj je na horizontu susreo veliku prepreku: Opštu uredbu o zaštiti podataka (GDPR).

Šta je Opšta uredba o zaštiti podataka? (GDPR)

GDPR je opšta uredba koja je stupila na snagu 25. maja 2018. Godine koja je osmišljena da objedini zahteve za privatnost podataka širom Evropske Unije (EU). Ukoliko prodajete ili obrađujete informacije subjekata koji se nalaze u EU (kupci, krajni korisnici ili zaposleni) morali ste poslovanje svoje kompanije uskladiti tako da spremno odgovorite na ove nove zahteve.

Kratak pregled GDPR-a

U svetu koji sve više koristi podatke, cilj GDPR-a je da zaštiti sve građane EU od zloupotrebe, privatnosti i curenja podataka. Tokom poslednjih nekoliko godina, neke od najvećih svetskih kompanija otkrile su bezbednosne propuste, uključujući i Yahoo i Uber. Nova regulativa je odlična vest za potrošače, ali predstavlja složen izazov za kompanije i organizacije.

Jedna od najvećih promena je nadležnost GDPR-a. To utiče na svaku kompaniju – bez obzira na veličinu – koja obrađuje lične podatke „subjekata podataka“ sa prebivalištem u EU, bez obzira gde se kompanija nalazi.

Na internet prezentaciji www.eugdpr.org postoji jako kvalitetan pregled glavnih promena, ali ukratko:

  • Kompanije / organizacije moraju imati izričit pristanak na upotrebu širokog spektra podataka koje koriste,
  • Zakonski uslov je da organizacije angažuju službenika za zaštitu podataka ako poslovni procesi zahtevaju skladištenje i manipulaciju određenim kategorijama podataka,
  • Privatnost prema dizajnu“ sada postaje deo zvaničnog zakonskog zahteva, koji kaže da zaštita podataka mora biti uključena od početka dizajna sistema. Ovo uključuje tehnike pseudonimizacije, tako da se podaci ne mogu pripisati određenom subjektu podataka i minimiziranje podataka,
  • GDPR takođe uključuje neke ozbiljne odredbe za promovisanje odgovornosti i upravljanja, što znači da je za organizacije još važnije da pokažu usaglašenost.


Ono što je u suštini neophodno da uradite je:

Da li patite od umora usaglašavanja?

Za mnoge organizacije, posebno za male i srednje kompanije, stalna potreba da usaglašavaju sa novim propisima može dovesti do umora u bavljenju tim problemima.

Odmah zaboravite na teoriju „planine i brige za uspon“ jer vam neće pomoći da samo sedite i snažno se nadate da će sve biti u redu. Postoje prilično teške kazne za nepoštovanje zakona, koje bi mogle biti financijski fatalne za mnoge kompanije (do 20 miliona eura ili 4% ukupnog godišnjeg prometa organizacije u prethodnoj godini).

Još uvek je pravo vreme za reakciju!

Ako vaši postojeći procesi podataka nisu usaglašeni, još uvek imate vremena da postavite odgovarajuću infrastrukturu. Uprkos prelasku na mrežne načine isporuke, kao što su portali za samoposluživanje, virtualni savetnici, što smanjuje količinu papira, još uvek jednostavno nije moguće raditi u kancelariji bez papira.

Fizički dokumenti su rašireni i još uvek postoje kulturni i opravdani razlozi za beleške i dugotrajnost papira kao medija.

Kako postupati sa fizičkim dokumentima na siguran i bezbedan način a da pritom ne ispunjavate nove propise?

Iskustvo kaže da postoje tri glavna razloga zbog kojih nam kupci prilaze radi digitalizacije:

  1. Ubrzavanje poslovanja – postanite brži u onome što radite,
  2. Povećanje produktivnosti,
  3. Smanjenje troškova.

Ono što je neophodno uključiti u ovu listu je definitivno i:

  1. Budite susretljivi.

Prednosti digitalizacije postojećih procesa na papiru i snimanja, obrade, skladištenja i zadržavanja ovih podataka elektronskim putem od samog početka možete biti usaglašeni sa GDPR-om i iskoristiti značajne operativne koristi.

Zapamtite, digitalizacija je put za sigurnu i bezbednu budućnost!

Ovu izjavu možete tumačiti i tako da preokrenete ovu izjavu i prihvatite GDPR kao sredstvo da dobijete svoje poslovne procese u formi za budućnost. Bilo kako bilo da na to gledate, ne postoji opcija da sedite i ne radite ništa.

Ono što ćete dalje raditi je na vama. Na kraju krajeva, zašto samo preživeti kada možete i napredovati u digitalnom okruženju.

PRATITE CERAT
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • RSS Feed
HOSTING PARTNER

mainstream

TELCO PARTNER

Orion Telekom

Uključite se u rad centra!

Popunite pristupnicu

Centar za razvoj arhivskih tehnologija je strateški partner Udruženja e-Razvoj.

Udruženje e-Razvoj

Udruženje e-Razvoj je dobrovoljno, nevladino i neprofitno udruženje, osnovano 25.03.2010. godine na neodređeno vreme radi ostvarivanja ciljeva u oblasti razvoja informacionog društva.

Document Storage Center

Osnovna delatnost kompanije Document storage center je upravljanje poslovnom arhivom sa najvišim bezbedonosnim standardima na ovim prostorima.
Kompanija pruža usluge: Fizičkog skladištenja dokumentacije, Elektronskog upravljanja dokumentacijom, Sređivanje registraturskog materijala, Skeniranje i digitalizacija dokumenata, Poverljivo uništavanje dokumentacije.