Fizičko čuvanje dokumentacije

Savremeni biznis modeli, najčešće vođeni idejom smanjenja troškova prethodnih godina kreirale su outsource model za gotovo svaku granu biznisa gde je brigu o poslu potrebno poveriti profesionalcima i na taj način optimizovati proces rada i smanjiti rizik.

Documents Warehouse

DW predstavlja mogućnost da brigu o sopstvenoj dokumentaciji i njenom čuvanju i uređivanju poverite profesionalcima, odnosno kompaniji / organizaciji koja se bavi isključivo ovim poslom za potrebe drugih kompanija.

Članovi CERAT -a  najsavremenijim arhivskim depoima, što omogućava klijentima da svoj kancelarijski prostor iskoriste za neke druge potrebe i da smanje vreme koje  je potrebno da bi pronašli odgovarajući dokument.

Kako funkcioniše proces DW-a?

Prvim delom procesa smatra se PREUZIMANJE I TRANSPORT poslovne dokumentacije sa lokacije klijenta do depoa uz obavezan zapisnik o preuzimanju.

 

Pod pojmovima PREUZIMANJE I TRANSPORT smatra se put dokumentacije od klijenta do arhivskih depoa. Svaki zahtev za dopunu dokumentacije realizuje se najkasnije 24 časa od trenutka podnošenja zahteva za dopunu dokumentacije.

INVENTAR I KLASIFIKACIJA su jako bitni delovi procesa koji uključuju sređivanje, indeksiranje,  klasifikaciju i unošenje arhive prema potrebama klijenta u Records Management sistem CERAT -a koji se bavi svim aktivnostima vezanim za arhivsku dokumentaciju.

PAKOVANJE znači vakumsku zaštitukompletne dokumentacije u plastični omotač radi njihove zaštite od vlage, prašine, insekata i neovlašćenog pristupa dokumentu.

Glavni i najvažniji deo procesa je ČUVANJE DOKUMENTACIJE. U posebnim depoima nalaze se kutije sa jedinstvenim identifikacionim brojevima koji omogućuju efikasno pronalaženje traženih dokumenata.

Korisnici koji su određeni za to mogu izvršiti POTRAŽIVANJE / WEB PRISTUP DOKUMENTIMA.  Ovaj deo procesa znači da će klijent traženi dokument imati za najviše 10 minuta faxom ili elektronskom poštom. Originalni dokument se na teritoriji Beograda dostavlja za najviše 60 minuta, dok je pomenuto vreme za teritoriju Srbije najkasnije 24 časa od zahteva. Nakon povraćaja dokumenata od strane klijenta, isti se vraća na svoje prethodno mesto i nastaje zapis o potraživanju / povraćaju istog. Nadležni u kompaniji mogu imati informaciju koja se tiče svih aktivnosti.

Dozvolu za pristup sistemu za upravljanje arhivom CERAT -a imaju samo ovlašćeni korisnici koje klijent odabere. Pristup sistemu je moguće izvršiti sa bilo koje platforme i lokacije  24/7/365.