Digitalizacija dokumentacije

Digitalizacija je, svakako jedan od termina na kojima počiva tzv. IV industrijska revolucija. CERAT svim svojim klijentima nudi uslugu digitalizacije dokumentacije u bilo koji elektronski format.

Digitalizacija dokumentacije

Najobuhvatnija definicija digitalizacije je definitivno transformacija dokumenta sa papirnog u digitalni oblik radi jednostavnijeg skladištenja i kvalitetnijeg pristupa istom.

Digitalizacija dokumentacije omogućava brzo pretraživanje sadržaja i distribuciju podataka, te mogućnost pristupa podacima s udaljenih lokacija.

Proces digitalizacije

Kao i kod fizičkog arhiviranje, ovaj proces karakteriše nekoliko aktivnosti:

  • Preuzimanje dokumentacije od klijenta,
  • Priprema dokumentacije za digitalizaciju – razdvajanje stranica, sortiranje i sl.
  • Skeniranje dokumenata u željeni format,
  • Indeksiranje skenirane dokumentacije u skladu sa standardima po kojima se arhivira ili po željama klijenta,
  • Zaštita skenirane dokumentacije prema želji klijenta,
  • Dostavljanje digitalnih dokumenata klijentu,
  • Povraćaj fizičke dokumentacije u depo klijenta.

Prednosti digitalizacije dokumentacije

Neke od prednosti digitalizacije koje svakako treba istaći su:

  • ušteda prostora,
  • smanjenje broja angažovanih ljudi na poslovima zaštite i obrade dokumentacije,
  • veća dostupnost informacijama,
  • brži pregled, ispis i distribucija digitalnih dokumenata,
  • mogućnost da više korisnika koristi dokument istovremeno,
  • mogućnost ograničenja pristupa i pretraživanja sadržaja,
  • kvalitetnija zaštita podataka.