Upravljanje digitalnom dokumentacijom

Pod pojmom upravljanja digitalnom dokumentacijom podrazumeva se upravljanje elektronskim dokumentima kao i upravljanje elektronskim arhivima. Rešenja Centra za razvoj arhivskih tehnologija sigurno spadaju u najsavremenija na svetu.

Potreba za elektronskim upravljanjem

Skup raličitih formata dokumenata na različitim medijima je svakako rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća i organizacijama. Ovde se prvenstveno misli na:

  • poslovnu dokumentaciju,
  • projektnu dokumentaciju,
  • klasična pošta,
  • elektronska pošta,
  • zvučni i video zapisi,
  • faksovi,
  • dokumenti sistema upravljanja,
  • ugovori i sl.

Sva ova dokumentacija nalazi se u svom izvornom obliku, i veoma često je nesortirana i neodgovarajuće skladištenja. Otuda i potreba da se upravlja, pre svega arhivom (Records & Informations Management) a zatim i elektronskom dokumentacijom (Documents Management).

Prednosti elektronskog upravljanja

Neophodno je potragu za potrebnim informacijama i celim projektima koja je sada spora, nekomforna i u velikom broju slučajeva uzaludna učiniti efikasnijom. Svedoci smo vremena gde se sve više dokumentacije u poslednje vreme stvara originalno u elektronskom obliku. Potreba da se ova dokumentacija funkcionalno poveže sa postojećom dokumentacijom u papirnom obliku je svakako ne samo potreba nego i neophodnost u savremenom poslovanju.

Postojeće stanje svakako stvara ozbiljno velike gubitke a ponekad i trajno propadanje bitnih podataka. Iracionalno trošenje ljudskih resursa, vremena i kapaciteta nije potrebno ni pominjati.

Records & Informations Management

Dostupan kroz opciju kupovine ili iznajmljivanja software (software as a service) za upravljanje zapisima i informacijama koji CERAT nudi svojim klijentima je najsavremenije rešenje koje je funkcionalno i radi na apsolutno svim platformama i uređajima. Servis omogućava klijentu slanje, primanje i upravljanje svim elektronskim i skeniranim dokumentima.

Ovaj servis kompletira portfolio apsolutnog outsource koncepta DW-a a klijent na taj način dobija kompletnu usllugu, koja je prilagođena potrebama i zahtevima a u skladu je sa korporativnom strategijom.

Prednosti ovog sistema su:

  • Jednostavan pristup svim delovima arhive,
  • Neograničen broj korisnika može koristiti dokumente u isto vreme,
  • Mogućnost izrade svih vrsta izveštaja,
  • Nadzor na pristupom servisu i aktivnostima korisnika,
  • Dodatna bezbednost dokumenata kroz kreiranje kopija i originala.

Documents Management

Servis za elektronsko upravljanje dokumentacijom predstavlja sistem koji prati celokupan životni ciklus dokumenata – od stvaranja do arhiviranja / uništenja. Ovo je sastavni deo digitalne transformacije svake kompanije koji je prvenstveno namenjen podizanju efektivnosti i profita a smanjenjenju operativnih troškova. Prateći savremene trendove poslovanja CERAT svojim korisnicima nudi najsavremeniji servis za upravljanje dokumentacijom koji je dostupan u InHouse instalaciji kao i kao SaaS rešenje.

Osnovne funkcije sistema su:

  • Organizacija dokumentacije,
  • Kreiranje logičkih grupa dokumentacije,
  • Upravljanje životnim ciklusom dokumenata,
  • Kreiranje toka upravljanja dokumentaom,
  • Mogućnost digitalizacije,
  • Mogućnost indeksiranja,
  • Mogućnost OCR-ovanja,
  • Mogućnost digitalnog potpisivanja,
  • Distribuciju dokumentacije,
  • Mogućnost horiznotalnih / vertikalnih / digitalnih odobrenja,
  • Arhiviranje dokumenata,
  • Razmena i deljenje dokumentacije,
  • Kolaboracija više učesnika,
  • Definisanje poslovnih procesa koji se odnose na dokument,
  • Automatizaciju procedura (WorkFlow),
  • Kreiranje zapisa koji nastaju u radu sa dokumentacijom,
  • Obaveštenja o događanjima u sistemu.