Osnovni element poslovne higijene: ARHIVIRANJE I ČUVANJE POSLOVNE DOKUMENTACIJE

Savremeni biznis modeli, najčešće vođeni idejom smanjenja troškova prethodnih godina kreirale su outsource model za gotovo svaku granu biznisa gde je brigu o poslu potrebno poveriti profesionalcima i na taj način optimizovati proces rada i smanjiti rizik. Imajući u vidu da se zakoni u kojima poslujemo relativno sporo menjaju, kao i da digitalni dokumenti još uvek nisu kompletno u upotrebi / funkciji, danas vam predstavljamo jako koristan servis, bez obzira na veličinu vaše organizacije / kompanije.

Procena potrebe za arhiviranjem, osmišljavanjem i implementiranjem najpovoljnijih rešenja koje će uštedeti novac veoma je bitan aspekt svakog poslovanja.

Rešenje za arhiviranje mora biti dobro struktuirano, i uspešno vođeno a isključivo prema potrebama Vašeg biznisa. Neophodno je sagledati sve potrebe, kako pojedinačne tako i sektorske i kompletan proces uskladiti sa zakonskom regulativom kao i propisima koje nalažu nadležni istorijski arhivi.

Bez obzira na privrednu granu u kojoj poslujete rešenje mora biti sveobuhvatno i prilagodljivo.

Šta kaže zakon?

Imajući u vidu aktuelan Zakon o kulturnim dobrima, organizacija sve aktivnosti povezane sa arhiviranjem definiše u tri dokumenta:

  1. Pravilnik o Kancelarijskom i Arhivskom poslovanju u skladu sa članom 38.stav 1. Zakona o kulturnim dobrima (Sl.Glasnik RS br.71/94),
  2. Lista Kategorija Registraturskog Materijala sa Rokovima čuvanja u skladu sa članom 38.stav 1. Zakona o kulturnim dobrima (Sl.Glasnik RS br.71/94) i u skladu sa Zakonom o računovodstvu i reviziji (Sl. Glasnik br.46/206 i 111/2009),
  3. Arhivska knjiga.

U listi kategorija (Dokument 2) definišu se rokovi čuvanja, naravno, u skladu sa minimalnim koji su definisani zakonom:

Prema članu 23 Zakona u računovodstvu (Sl.glasnik RS 46/2006) pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.

Prema članu 47. Zakona o PDV poreski obveznik je dužan da 10 godina čuva poreske evidencije koje se odnose na porez na dodatu vrednost…

Zakon će vam takođe reći i da se podaci o zaposlenima čuvaju zauvek, kao i M4 obrasci. dok se glavna i pomoćne knjige čuvaju po 5 godina.

Dakle, kutije sa registratorima će zauzimati kvadratne metre vašeg poslovnog prostora.
I to nije sve. O njima će neko morati i da se brine.

Šta kaže iskustvo?

  • Svaki dokument se u toku životnog veka iskopira 19 puta više nego što je potrebno,
  • Svaki dokument koji nije na svom mestu kompaniju košta 19,45€ više nego što bi trebalo,
  • Arhiva svake kompanije čuva 90% bespotrebnih dokumenata.

Briga o arhivi je neophodna i može jako puno da košta.

Kako rešiti i sistematizovati brigu o poslovnoj dokumentaciji?

Rešenje za arhiviranje i čuvanje poslovne dokumentacije postoji i zove se AMSArchive Management Services. Najčešće praćeno sloganom Prepustite brigu o svojoj arhivi profesionalcima ovo rešenje bi najbolje moglo biti definisano kao set usluga koje kompletno pripremaju vašu kompaniju / organizaciju za put ka procesu digitalne transformacije.

AMS podrazumeva sledeće procese:

  1. Arhvističko sređivanje dokumentacije,
  2. Fizičko čuvanje dokumentacije,
  3. Poverljivo uništavanje dokumentacije,
  4. Digitalizaciju dokumentacije,
  5. Upravljanje digitalnom dokumentacijom,
  6. Čuvanje digitalne dokumentacije.

Poslednje i najbitnije – koliko sve ovo košta?

Prevedeno u cifre, i u najskupljem scenariju to izgleda ovako:

  • Sređivanje, čuvanje i dostava (kompletna briga) o jednom vašem dokumentu mesečno ne prelazi cifru od € 0,00004 EUR.
  • Sređivanje, preuzimanje, transport do arhiva, čuvanje i neograničen broj dostava traženog dokumenta mesečno iznosi 1€.

Elektronsku verziju svog dokumenta dobijate za 15 minuta, od zahteva za isporukom dok vreme isporuke originala zavisi od prostorne udaljenosti.

I na kraju, ono najbitnije – nema skrivenih troškova!

Na kraju, i najbitnije – čemu sve ovo?

Za sam kraj, postavlja se jako logično pitanje zašto bi bilo ko sređivao arhivu i uređivao svoj sistem čuvanja dokumentacije ako zna da su kazne ispod 10.000 dinara.

Odgovori su takođe, veoma, jednostavni a mogu biti i pitanja:

  • Koliko mesečno košta prostor u kome čuvate svoju arhivu – kutije sa dokumentacijom?
  • Koliko vremena osoba koja se time bavi potroši na to i koliko to košta?
  • Koliko vremena vam treba da dobijete bilo koji dokument iz svoje firme ili organizacije?

I ovde  ćemo, za kratko, prestati sa pitanjem i odgovoriti – ukoliko vam treba više od 3 minuta, sistem je jako loš i treba ga menjati.
Ne trošite sopstveno vreme, kao ni vreme svojih zaposlenih na jednostavne i neprofitabilne radnje.
Omogućite svojim zaposlenima bolji fokus na posao, umesto da svoje radno vreme troše u traženju dokumenata.

Na kraju, briga o poslovnoj dokumentaciji je stvar poslovne higijene kao i početna tačka bilo kakve transformacije poslovanja.

PRATITE CERAT
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • RSS Feed
HOSTING PARTNER

mainstream

TELCO PARTNER

Orion Telekom

Uključite se u rad centra!

Popunite pristupnicu

Centar za razvoj arhivskih tehnologija je strateški partner Udruženja e-Razvoj.

Udruženje e-Razvoj

Udruženje e-Razvoj je dobrovoljno, nevladino i neprofitno udruženje, osnovano 25.03.2010. godine na neodređeno vreme radi ostvarivanja ciljeva u oblasti razvoja informacionog društva.

Document Storage Center

Osnovna delatnost kompanije Document storage center je upravljanje poslovnom arhivom sa najvišim bezbedonosnim standardima na ovim prostorima.
Kompanija pruža usluge: Fizičkog skladištenja dokumentacije, Elektronskog upravljanja dokumentacijom, Sređivanje registraturskog materijala, Skeniranje i digitalizacija dokumenata, Poverljivo uništavanje dokumentacije.