Direktori uglavnom znaju gde se nalaze ključni ugovori, finansijski podaci i dokumentacija važnih projekata. Ali kada pitanje glasi gde se nalazi kompletna poslovna dokumentacija kompanije, ko joj pristupa i koliko brzo bi određeni dokument mogao da bude pronađen — odgovor često više nije tako jednostavan.
Arhiva je jedan od onih poslovnih sistema koji mogu godinama da funkcionišu bez mnogo pažnje menadžmenta. Sve dok ne zatreba baš određeni dokument.
A tada pitanje arhive prestaje da bude administrativno pitanje.
Postaje pitanje organizacije, odgovornosti, bezbednosti i kontinuiteta poslovanja.
KOLIKO DOBRO POZNAJETE SOPSTVENU ARHIVU?
Dovoljno je da menadžment sebi postavi nekoliko jednostavnih pitanja:
- Da li znamo šta tačno čuvamo i gde se dokumentacija nalazi?
- Da li postoji jasno definisan sistem klasifikacije i rokova čuvanja?
- Ko ima pristup poslovnoj dokumentaciji i da li se taj pristup kontroliše?
- Koliko vremena je potrebno da se pronađe dokument star pet ili deset godina?
- Šta se događa sa dokumentacijom kada zaposleni, sektor ili lokacija više ne postoje u istom obliku?
Ako na makar jedno pitanje ne postoji jasan odgovor, možda nije problem u arhivi.
Možda je problem u tome što se arhivom ne upravlja kao poslovnim procesom.
ARHIVA NIJE PROSTOR. ARHIVA JE SISTEM.
Savremeno upravljanje dokumentacijom više ne podrazumeva samo police, registratore i prostor za čuvanje.
Ono podrazumeva jasno definisane procese, odgovornosti, kontrolu pristupa, pravilno evidentiranje, digitalizaciju tamo gde ona ima smisla i mogućnost da se informacija pronađe onda kada je kompaniji potrebna.
Dobro uređena arhiva najčešće nije ona o kojoj menadžment mnogo govori.
To je ona koja funkcioniše dovoljno dobro da o njoj ne mora da govori.
Savet CERAT tima:
Nemojte prvo pitati koliko prostora zauzima vaša arhiva.
Pitajte odgovorne osobe u kompaniji da vam pronađu nekoliko nasumično odabranih dokumenata iz prethodnih godina.
Brzina i sigurnost njihovog odgovora reći će vam mnogo više o stanju arhive nego broj registratora koje posedujete.