Warning: Undefined array key "standard" in /home/ceratrsu/public_html/wp-content/plugins/button-generation/public/class-wowp-public.php on line 118
Warning: Undefined array key "standard" in /home/ceratrsu/public_html/wp-content/plugins/button-generation/public/class-wowp-public.php on line 123
Da li je višegodišnja pretpostavka da je ulaganje u tehnologiju brz put ka produktivnosti istinita ili je to samo fraza koja je izvučena iz konteksta koji definiše odnos tehnologije i produktivnosti?
Aplikacijama za povećanje produktivnosti nema kraja, a organizacije su usvojile ceo niz alata za kolaboraciju. Zaposleni šalju i primaju e-poštu putem Office365. Za razgovore o projektima koriste Slack dok liste zadataka prate, recimo, preko Trello platforme. Mesta za sastanke su Skype for Business ili Webex.
Pitanje na koje želimo da damo odgovor je da li su ovi alati povećali produktivnost ili su stvorili beskrajne zaostatke u praćenju nepročitanih poruka, odgovaranju i potvrđivanju? Ovde se bavimo direktnim odnosom investicija, tehnologije i produktivnosti.
Internet je imao dramatičan uticaj na produktivnost kada su kompanije prvi put povezane devedesetih godina. Sa druge strane korelacija između ulaganja u tehnologiju i produktivnosti u Sjedinjenim Američkim Državama se pogoršala u poslednjih 10 godina. Ulaganja u tehnologiju su porasla, dok produktivnost nije. Identičnu sliku imamo i u Velikoj Britaniji gde se koriste isti alati, dok je pad produktivnosti čak i veći nego u SAD.
Logično pitanje je, dakle, zašto se produktivnost ne povećava investicijama u tehnologiju? Zašto smo mi toliko dugo pretpostavljali tako? Koji je realan odnos tehnologije i produktivnosti?
Tamna strana Metcalfe-ovog zakona
Metcalfe-ov zakon kaže da se ukupna vrednost mreže povećava sa svakim korisnikom koji joj se doda. Međutim, ova povezanost može imati štetne sporedne efekte.
Kako troškovi komunikacije preko mreže opadaju, broj poruka poslatih preko te mreže raste. Kao i vreme potrebno za obradu i odgovor na ove poruke.
Harvard Business Review naziva ovaj fenomen tamnom stranom Metcalfe-ovog zakona. Prema njihovom istraživanju je broj spoljnih komunikacija od 1970. godine do danas primljenih i poslatih od strane menadžera narastao sa 1.000 godišnje na preko 30.000.
Pisana informacija (pismo) zahteva vreme, trud i novac. Razmislite dva puta o tome pre nego što bilo šta pošaljete. Sa druge strane, poruka na Slack-u ne zahteva ništa od toga.
Da li je to zaista tako? Zapitajmo se, da li je jeftina komunikacija dobra stvar? Osnovna loša posledica je slanje više poruka nego što je potrebno.
Previše sastanaka – sukob tehnologije i produktivnosti
Da li je broj sastanaka nedeljno optimalan? Da li će prodaja dati rezultat isključivo ako ima dovoljan broj sastanaka. Hajde da ovo prikažemo u brojevima: Protraćeno vreme na sastancima košta ekonomiju Velike Britanije 191 milijardi funti godišnje. Ista anketa je pokazala da priprema za ove sastanke traje preko 10 sati po sastanku. Podatak koji sledi, nije slučajno ostavljen za kraj – ovi sastanci se ponavljaju svake sedmice i ova brojka se povećava najmanje 50% više za menadžment.
Harvard Business Review je anketirao 182 menadžera iz različitih industrija i ustanovio da je 71% njih reklo da su sastanci neefikasni i neproduktivni, a 65% je reklo da ih ometaju u obavljanju sopstvenog posla.
Ako se vratimo u ne tako davnu prošlost, kombinovanje offline kalendara i potreba da se bude na istom mestu bila je priličan izazov. Rezultat ove aktivnosti bio je jednostavan – sastanak zakazujete samo ako morate.
Danas, zakazivanje sastanaka traje nekoliko sekundi. Pozivanje učesnika traje nekoliko sekundi duže. A rezultat ove aktivnost je porast broja sastanaka iz godine u godinu. Analiza mora da obuhvati i odgovor na pitanje: Da li ovi sastanci dodaju vrednost ili samo troše više našeg vremena?
Preopterećenje platformama
Većina timova koristi četiri ili više aplikacija za upravljanje unutrašnjim komunikacijama. Iako svaka od ovih aplikacija, pojedinačno, može ubrzati određeni zadatak ili postupak, ukupni efekat je odliv našeg vremena dok prelazimo između različitih kanala kako bismo bili u toku sa porukama i zadacima.
Razgovori započinju na jednom kanalu, a zatim prelaze na drugi. Ili još gore, dešavaju se na obe platforme u isto vreme. Sigurni smo da smo s kolegom podelili prilog, ali ne možemo da se setimo na kojoj smo platformi delili.
Kako akumuliramo platforme, vremenski troškovi potrebni za učenje kako koristiti ove platforme rastu. Nove kolege se moraju uhvatiti u koštac sa više različitih alata za kratko vreme. I što više alata imamo, manja je verovatnoća da ćemo shvatiti kako da ih izvučemo najviše iz sebe.
Ima li rešenja?
Jasno je da previše tehnologije može biti loša stvar. Još jednom se vraćamo na priču sa početka o odnosu tehnologije i produktivnosti – na makro nivou, povećana ulaganja u tehnologiju nisu dala povećanu produktivnost. I većina čitalaca ovog teksta će potvrditi da deli makar jednu pomenutu frustraciju.
Očigledno je da odgovor nije povratak analognim načinima rada. Svaka kompanija koja je to pokušala prilično je brzo propala. Ovo nam samo govori da upotrebu tehnologije treba razmotriti i pažljivo upravljati njom.
Pravo je pitanje, kako to učiniti?
Dajte prednost rešenjima koja pojednostavljuju aktivnosti
Razlog zbog kog je elektronska pošta bila toliko revolucionarna bio je taj što je neko učinio nešto što već radimo – slanje i primanje pisama – lakšim, bržim i jeftinijim. Pojednostavio je stvari.
Donosioci odluka trebalo bi da pogledaju svoje alate za kolaboraciju i da se zapitaju:
- Da li ovi alati pojednostavljuju naš život ili ga čine složenijim?
- Da li možemo da ispunimo svoje osnovne poslovne funkcije bez nekog od njih?
- Da li se bilo koji od ovih alata može postati deo nekog drugog?
Oslobađanje suvišnih alata ne samo da će vam uštedeti novac, već i vreme vašeg tima. I to je zaista dobitna kombinacija.
Za one alate koje odlučite da zadržite, osigurajte da osoblje zna kako da ih najbolje iskoristi. Zloupotreba alata ili pokušavanje pronalaženja kako ih koristiti ključno je gubljenje vremena.
Omogućite zaposlenima neprekidno vreme za koncentraciju i fokus
Rešavanje problema, kreativnost i duboka misao zahtevaju vreme koje ništa neće prekinuti kako bi se ostvario fokus.
Jason Fried, govornik TED-a i tvorac Basecampa, upoređuje duboku misao i san. Ne možete jednostavno leći i zatvoriti oči. Potrebno vam je vreme da se opustite, odmorite i razbistrite um.
Ako zaposleni žure sa sastanka na sastanak, dok reaguju na trenutne poruke i emailove, nema vremena za fokus na važne probleme koji zahtevaju razmišljanje i razmatranje.
Rad od kuće samo je jedan od načina na koji zaposlenici pronalaze vreme da se fokusiraju na ovaj način. Fleksibilna politika rada može vašem osoblju dati potrebno vreme i prostor da se fokusira na složene zadatke.
Neki menadžeri takođe podržavaju odluke zaposlenih da svakoga dana isključi određeni deo dana u svojim kalendarima tako da jednostavno nisu dostupni ni za sastanke ni za email ni za poruke. To omogućuje mirnu glavu i fokus se na osnovne zadatke.
Sakupite i analizirajte povratne informacije
Svaki posao je drugačiji. A svaki tim u svakom poslu ima različite načine rada i verovatno će koristiti različitu kombinaciju alata. Jedini način da sa sigurnošću znate da li ti alati pomažu jeste da redovno razgovarate sa svojim osobljem. Ovo je veoma bitna stvar ukoliko želite da unapredite odnos tehnologije i produktivnosti.
Način na koji se alati trebaju koristiti i način na koji se alati na kraju koriste često su različiti. Alati za instant poruke su tu da postavite brza pitanja ili jednostavne poruke. Ali ipak se mogu koristiti za ćaskanje ili deljenje veza do stvari koje se nalaze na mreži. Ovo može biti zabavno, ali takođe može postati izvor ometanja i frustracije.
Anketiranje vaših korisnika na kvartalnoj ili polugodišnjoj osnovi – posebno ako ste nedavno uveli nove alate – pokazaće vam kako se alati zaista koriste i da li su i dalje potrebni. To takođe može ukazati na potrebu za obukom ili pružiti mogućnosti za ukidanje određenih alata a samim tim i uštedu na cenama licenci. Još jedna direktna povezanost tehnologije i produktivnosti.
Tehnologija nije čarobni metak. Ne može da donese sve veće prinose u produktivnosti. U stvari, kao što smo videli, možda smo već́ i došli do tačke smanjenja prinosa. Međutim, pravi alati, pravilno implementirani i stalno nadgledani mogu pomoći zaposlenima da bolje rade. Na ovaj način se odnos tehnologije i produktivnosti unapređuje.
Umesto zaključka
Na kraju, nekoliko rečenica koje će vam pomoći u sopstvenom upravljanju i postavljanju ispravnog odnosa tehnologije i produktivnosti:
- Omogućite svojim zaposlenima vreme za fokus,
- Dozvolite pametan rad od kuće ili sa udaljenih lokacija ako radno mesto to dozvoljava,
- Pažljivo birajte alate za kolaboraciju i ne zaboravite da oni ne služe kontroli,
- Postavite realne i ciljeve zaposlenima na način da ih ostvarenje motiviše a ne opterećuje,
- Nemojte ih prisiljavati da zapisuju svaki svoj korak,
- Insistirajte na kvalitetnoj komunikaciji između timova čiji je osnovni cilj ispravni rokovi za projekte,
- Razgovarajte sa zaposlenima i modifikujte sistem tako da odgovara svima.
Jedino će ovaj put doneti povećanje prihoda. Sve ostalo je već pomenuto. Zbog toga – svega ostalog, ovaj tekst je i nastao.