Arhivističko društvo Srbije organizovalo je u periodu od 11. do 13. oktobra 2023. godine savetovanje na temu e-Arhiv i e-Pisarnica u Kuršumlijskoj banji za arhivare i lica koja obavljaju poslove kancelarijskog poslovanja kod stvaralaca. Domaćin skupa bio je Istorijski arhiv „Toplice“ iz Prokuplja.
U sklopu savetovanja organizovana je radionica za arhivare koja je namenjena arhivistima i licima koja obavljaju poslove kancelarijskog poslovanja kod pravnih subjekata.
Predavači su bili:
- Svetlana jovanović, viši savetnik u Kabinetu predsednika Vlade, Jedinica za implamentaciju strateških projekata IT i eUprava i
- Marija Milošević, Ministarstvo kulture Repbulike Srbije.
Moderator je bila Milena Popović Subić, arhivski savetnik.
Predstavnici Centra za razvoj arhivskih tehnologija su uzeli aktivno učešće na skupu.
Na radionici su pojašnjena pitanja koja se tiču e-Pisarnice i e-Arhiva. Trenutno je u toku proces slanja svih kataloga dokumenata od strane ministarstava od kojih će se oformiti jedinistveni šifarnik i na taj način će se obrazovati jednobrazna Lista kategorija. Rok za realizaciju je 31.12.2023 godine.
Na ovaj način će sva preduzeća koja su u sistemu Javne uprave, kao i same uprave koristiti e-Pisarnicu koja će u sklopu softverskog rešenja ponuditi i e-Arhiv. Sva dokumenta će iz e-Pisarnice direktno prelaziti u e-Arhiv kada pomenuto rešenje zaživi.
Što se privrednih društava tiče, oni za sada nisu u obavezi da koriste pomenuto rešenje. Svako privredno društvo koje produkuje e-dokumente imaće obavezu za vođenjem arhivske knjige.
Što se samog e-Arhiva tiče, odnosno obaveze čuvanja elektronske dokumentacije, rečeno je da se sada sva dokumenta koja je neophodno čuvati u elektronskoj formi već čuvaju i to kroz sistem APR-a, SEF-a, kao i Poreske Uprave, tako da se zakonska obaveza time ispunjava.
Ne postoji jasno definisan podzakonski akt koji uslovljava bilo koje privredno društvo da digitalizuje i elektronski čuva dokumenta, za sada.
Više informacija i detalja će biti saopšteno u toku 2024. godine kada sistem za javnu upravu zaživi.